人類自覺改造世界的生產經營活動，是利用各種資源實現價值增值的目的，過程必須具備三個特征：可控制，可改進，可追溯。這三個特征的實現，必須依賴記錄，記錄是通過客觀描繪“過程的軌跡”，使過程可控制、可改進、可追溯。
記錄是過程可控制的基礎
管理體系采用過程的方法，推崇過程管理的模式。 要有好的結果，必須通過控制過程實現既定的目標。可控制，就是為了確保過程達到預期目的，必須對過程的運行情況進行控制。控制是依據控制標準與過程的實際運行情況進行對照，發現問題并進糾正的活動。過程的實際運行是靠測量實現的，過程測量會形成過程的有關記錄，如生產過程中各種工藝參數超出設定的控制標準后，應立即糾偏，以確保過程在設定的范圍內運行。因此，過程的記錄要完整。它可能是對過程的實時連續記錄，也可 能是對重要的監測點進行記錄，隨意產生的紀錄往往不能產生預期的效果。
目前，很多企業在管理中仍然存在相當多的隨意性，對一些重要管理活動缺乏策劃，沒有落實相應的管理程序與要求，沒有形成充足的證據，即記錄。沒有記錄，就無法對過程進行控制，管理活動就會有隨意性，就會出現一些失控的“死角和交叉帶”。因此，對活動記錄的完善是體系建設的基礎工作之一。
記錄是過程可改進的前提
持續改進是管理體系的基本要求，實現體系持續改進的微觀基礎是實現對每個過程的改進。對體系和對過程和改進都是通過PDCA循環實現的，即通過計劃、執行、檢查、處置四個環節形成一個管理閉環，形成一個個持續改進的螺旋式上升的循環。這四個環節環環相扣，形成一個連續的過程鏈，上一個環節是下一個環節的輸入。從管理的角度，這些環節中信息的傳遞，必須依賴記錄為載體。管理改進是一種管理決策，有效的決策必須建立在數據和信息分析的基礎上?；谑聦嵉臎Q策，首先要有基于記錄的事實。
從很多企業的情況看，用于管理改進的記錄不是太多、太繁瑣的問題，而是不全面、不完整、不規范的問題，精細化管理較之以前的粗放管理可能是一種“繁瑣”，但經過梳理、規范和系統化后，將逐漸顯現其效應。首先，要達到每個流程都清晰的設計和使用必要的紀錄；然后，是記錄數量和格式內容的改進與精簡，數據信息系統化，數據采集自動化，有效信息共享化，重要信息安全化。這些目標有助于過程的改進和完善。
記錄是過程可追溯的保證
可追溯是通過建立過程與記錄的映射關系，通過記錄反映過程運行的特征?？勺匪萏卣饕彩强煽刂坪涂筛倪M的基礎?？勺匪莸淖饔冒▋蓚€方面：一是確保過程在出現問題之后采取相應的措施，二是對出現問題的過程進行責任追究。第一個方面的作用是通過控制與改進實現的，第二個方面的作用在于對過程的操作者和管理者產生一定的約束作用，促使其嚴格按照過程要求進行操作和管理。
記錄還是“盡職盡責”的證據，工作完成得好，它是業績的記載；工作出了紕漏，它是“盡職”的證據，也可能成為“免責”的依據。例如，在一個問題的責任認定中，有些記錄的缺失，成了一些人心中永遠的痛。雖然盡了應盡的職責，作出了正確的判斷，并表達了自己的決策意見和建議，但因為沒有留下記錄，查無證據，不得不接受處罰。在工作中、生活中留下關鍵證據(記錄)的重要性和必要性，已被越來越多的人認識和利用。
